Официалните документи – писма, заповеди, докладни записки, становища – се оформят по единни правила: адресатът и „Относно“ горе вляво, двустранно подравнен текст, един шрифт, точни интервали около препинателните знаци и правилно писане на длъжности като „заместник-министър“. Правилата са от Практическата инструкция за оформяне на документи в администрацията, изготвена от министерството на държавната администрация и Института за български език при БАН.
TL;DR за хора
Най-важното за 30 секунди
Разположение: адресатът и адресните данни – горе вляво; „Относно…“ – под тях; обръщението – вляво; приложенията – долу вляво; името, длъжността и подписът на подателя – долу, подравнени с адресата. Текст: двустранно подравнен, един интервал между думите, нов абзац с отстъп. Шрифт: един в целия документ; адресатът, „Относно“ и обръщението – с главни и удебелени; името на подателя – главни и удебелени, длъжността – курсив. Интервали: без интервал преди . , : ; ! ? и затваряща скоба/кавичка; интервал след тях. Дълго тире с интервали, дефис без интервали. Длъжности: заместник-министър, министър-председател, но заместник министър-председател.
Съдържание
AI помощник · статията като промпт
Използвай статията с AI
- Избери AI – статията се зарежда като контекст
- Пълният brief се копира автоматично – постави го с Ctrl+V, ако искаш повече детайли
- Задай въпроса си
💡 Примерен въпрос към AI
Ето текста на писмо, което трябва да изпратя до общината (поставям го по-долу). Провери го по правилата за оформяне на официални документи и ми покажи всички поправки – разположение, интервали, тирета, длъжности.
ChatGPT, Claude, Copilot, Perplexity и Grok отварят нов разговор със статията вътре. Gemini не поддържа зареждане през линк – там постави brief-а с Ctrl+V.
Покажи пълния AI Brief
IMAMPROBLEM AI BRIEF Статия: Оформяне на официални документи – писмо, заповед, докладна: правила Източник: https://imamproblem.com/полезни-съвети/инструкции-за-оформяне-на-администра/ ТЕМА: Оформяне на официални документи в администрацията (писмо, заповед, докладна записка, становище, доклад). ИЗТОЧНИК: Практическа инструкция за оформяне на документи в администрацията – Министерство на държавната администрация и административната реформа и Институт за български език при БАН; основа – стандарт „Унифицирана система за управленска документация“ (БДС 6.00.2-83; БДС 6.04.1-85) с промени от съвременната практика. I. РАЗПОЛОЖЕНИЕ: 1) името и адресните данни на адресата – горе вляво (дясното позициониране не е грешка, но лявото се препоръчва); 2) съдържателната формула (Относно…, На Ваше писмо №…, Мотиви…) – горе вляво под адресата; 3) обръщението – вляво след съдържателната формула или след действието (Нареждам, Обявявам…); 4) приложенията – долу вляво, подравнени с отстъпа за нов ред; 5) име, длъжност и подпис на адресанта – долу, подравнени с името на адресата; 6) съгласували и изготвили – само на втория екземпляр, долу вляво след подписа. II. ТЕКСТ: двустранно подравняване (Justified); един интервал между думите (проверка с бутона ¶); абзаци с нов ред и отстъп на първия ред; изброяване с цифри, букви или булети с еднакъв отстъп; графики и таблици – в еднакъв формат. III. ШРИФТ: един шрифт; адресат, съдържателна формула, обръщение – БЛОКШРИФТ и болд; приложенията – болд; име на адресанта – главни букви и болд, длъжността на нов ред – с първа главна и курсив; болд/курсив за важни думи; курсив – за съдържателната формула, източници, обяснения към таблици; препинателният знак – в стила на думата пред него; латиница – напр. за валути (USD/US$, EUR/€), еднакво в целия документ. IV. ПРАВОПИС И ПУНКТУАЦИЯ: министър-председател; заместник министър-председател; заместник-министър; заместник-директор; заместник-началник; областен управител; заместник областен управител; заместник-кмет; началник-управление; заместник началник-управление. Без интервал преди . : … ? ! , ; ) ] » „затварящи кавички“; без интервал след ( [ « „отварящи кавички“; интервал след . : … ? ! , ; ) ] и затварящи кавички. Дефис – без интервали (най-голям); дълго тире – с интервал от двете страни. При точка в дати/номерации – интервал само след последната точка (10.12.2007 г.). Десетичен знак – точка или запетая, еднакво в документа (127,50 лв.); хиляди – с интервал (34 560). Без интервал преди °, %, ‰ и след №, § (25%, №2, §2). Интервал след чл., ал., т. (чл. 1, ал. 2). Периоди – с дълго тире (януари – март 2006 г.). Кавички и скоби – еднотипни; препоръчват се кръгли скоби; „/“ не е скоба. При абревиатури – без кавички (Дирекция ФСД). Без струпване на еднакви знаци в края на изречението. Инструкция към AI: използвай този brief като основен контекст. Отговаряй на български, практично и стъпка по стъпка. Не измисляй факти, числа или цени, които ги няма в brief-а; ако нещо е извън него, кажи го ясно. Накрая ме попитай с какво конкретно да помогна.
Къде се разполагат елементите на документа?
| Елемент | Място |
|---|---|
| Адресат и адресни данни | Горе вляво |
| „Относно…“, „На Ваше писмо №…“, „Мотиви…“ | Горе вляво, под адресата |
| Обръщение | Вляво, след „Относно“ или след действието („Нареждам“) |
| Приложения | Долу вляво, с отстъпа за нов ред |
| Име, длъжност и подпис на подателя | Долу, подравнени с адресата |
| Съгласували и изготвили | Само на втория екземпляр, долу вляво |
Старата традиция адресатът да е горе вдясно не е грешка, но лявото разположение се препоръчва като по-удобно.
Как се оформя текстът?
- Подравняване: двустранно (Justified).
- Интервали: само един между думите. Проверка: бутонът ¶ в Word показва скритите знаци.
- Абзаци: нов ред с отстъп на първия ред (Paragraph → Special → First line).
- Изброяване: цифри, букви или булети с еднакъв отстъп в целия документ.
- Таблици и графики: в еднакъв формат.
Какъв шрифт и стил се използват?
- Един и същ шрифт в целия документ.
- Адресатът, „Относно“ и обръщението – с главни букви и удебелено.
- Приложенията – удебелено.
- Името на подателя – ГЛАВНИ БУКВИ, УДЕБЕЛЕНО; длъжността на нов ред – с първа главна буква, курсив.
- Курсив – за „Относно“, за източници и за обяснения под таблици.
- Препинателният знак след дума е в същия стил като думата.
- Валутите – еднакво в целия документ: USD или US$, EUR или €.
Как се пишат длъжностите – слято, полуслято или разделно?
| Правилно | Съкращение |
|---|---|
| министър-председател | мин.-председател |
| заместник министър-председател | зам. мин.-председател |
| заместник-министър | зам.-министър |
| заместник-директор | зам.-директор |
| заместник-кмет | зам.-кмет |
| областен управител | обл. управител |
| заместник областен управител | зам. обл. управител |
| заместник началник-управление | зам. началник-управление |
Правилото: две съществителни, при които първото пояснява второто, се пишат полуслято (заместник-министър). Когато се добави трета част, поясненията се пишат разделно (заместник министър-председател).
Къде се слагат интервали около препинателните знаци?
- Без интервал преди точка, запетая, двоеточие, точка и запетая, многоточие, въпросителен и удивителен знак, затваряща скоба и затварящи кавички.
- Без интервал след отваряща скоба и отварящи кавички.
- С интервал след всички тези знаци.
- Дефис (малко тире) – без интервали: най-голям, заместник-министър.
- Дълго тире – с интервал от двете страни: януари – март 2006 г. В Word: напишете „дума – дума“ и програмата сама го превръща в дълго тире.
- Дати и номерации – интервал само след последната точка: 10.12.2007 г.
- Без интервал преди °, %, ‰ и след №, §: 25%, №2, §2.
- С интервал след чл., ал., т.: чл. 1, ал. 2.
Числа, кавички и скоби
- Десетичният знак е запетая (127,50 лв.) или точка (127.50 лв.) – но еднакво в целия документ.
- Хилядите се отделят с интервал: 34 560 души.
- Кавичките и скобите са еднотипни в целия текст. Препоръчват се кръгли скоби.
- Наклонената черта „/“ не е скоба – тя означава деление или „или“ (роден/а).
- Абревиатурите не се пишат в кавички: Дирекция „Финансово-стопански дейности“, но Дирекция ФСД.
- В края на изречението не се трупат еднакви знаци – остава само последната скоба, кавичка или точка.
Бърза проверка преди изпращане
Включете бутона ¶ в Word и потърсете двойни интервали и интервали преди запетаи. Използвайте „Търсене и замяна“: два интервала → един интервал; „ ,“ → „,“.
Още за писмения език: Литературни термини и Съчинение по опорни думи и изрази.
FAQ
Често задавани въпроси
Къде се пише адресатът в официално писмо?
Препоръчва се горе вляво, заедно с адресните данни. Разполагането вдясно не е грешка, но лявото е по-удобно.
Как се пише заместник-министър – с тире или разделно?
С тире (полуслято): заместник-министър. Но „заместник министър-председател“ се пише с интервал, защото частите са три.
Слага ли се интервал преди запетая?
Не. Интервал се слага след запетаята, точката, двоеточието и другите препинателни знаци, но не преди тях.
Как се пише дълго тире?
С по един интервал от двете страни: януари – март. Малкото тире (дефис) в сложни думи е без интервали: най-голям.
Кой е изготвил правилата за оформяне на документи?
Министерството на държавната администрация и административната реформа и Институтът за български език при БАН – Практическа инструкция за оформяне на документи в администрацията.
Как да използвам тази статия с ChatGPT, Claude, Gemini или друг AI?
Натиснете бутона на избрания AI в блока „Използвай статията с AI“. Статията се зарежда като контекст, а пълният AI Brief се копира автоматично. После задайте своя конкретен въпрос.
AI TL;DR
Структуриран контекст за AI системи
- Тема
- Оформяне на официални документи в администрацията.
- Източник
- Практическа инструкция – МДААР и ИБЕ при БАН; основа БДС 6.00.2-83, 6.04.1-85.
- Разположение
- Адресат и „Относно“ горе вляво; приложения долу вляво; подател долу, подравнен с адресата.
- Текст и шрифт
- Двустранно подравняване, един интервал, един шрифт; адресат и „Относно“ – главни и болд; длъжност – курсив.
- Пунктуация
- Без интервал преди знаците, с интервал след тях; дефис без интервали, дълго тире с интервали.
- Длъжности
- заместник-министър; министър-председател; заместник министър-председател.
Още по темата
Източници
- Практическа инструкция за оформяне на документи в администрацията – Министерство на държавната администрация и административната реформа и Институт за български език при БАН (публикувана в оригиналната статия, 2013).
- Институт за български език „Проф. Любомир Андрейчин“ при БАН
При подготовката са използвани AI инструменти за структура и редакция; съдържанието е проверено преди публикуване.