documentsПолезна информация за всеки, на когото се налага да пише писма, заповеди, уведомления и подобни! Ще прочетете точните изисквания за оформянето им.

Уважаеми читатели,   Министерството на държавната администрация и административната реформа и Институтът за български език при БАН изработиха настоящата Практическа инструкция за оформяне на документи в администрацията като помощен наръчник за правилното и прецизно подготвяне на официални документи. Този материал не претендира за изчерпателност. Тук са описани някои от най-често срещаните грешки при подготовката на официални документи.
Уверени сме, че тази инструкция ще помогне писмата, служебната кореспонденция, нормативните документи и др., излизащи от българските институции, да се превърнат в пример за добре оформен текст, в който са спазени правилата на българската граматика и пунктуация.

Практическа инструкция за оформяне на документи в администрацията:
Настоящата практическа инструкция описва общите правила за оформяне на документите в администрацията.
І. Разположение на елементите на документа Разположението на реквизитите на документите следва действащия в момента стандарт „Унифицирана система за управленска администрация” (БДС, 6.00.2. – 83; БДС, 6.04.1. – 85), като са внесени някои промени, наложени в съвременната писмена практика.
1. Все по-често името на адресата и неговите адресни данни се разполагат в горната лява част на документа. Досегашната традиция за разполагането на тези елементи в дясната част не е грешка, но като по-рационално и удобно се препоръчва лявото позициониране.
2. Съдържателната формула (Относно…, На Ваше писмо №…, Мотиви… и др.) се разполага в горната лява част на документа под името на адресата.
3. Встъпителната етикетна формула (обръщението) се разполага в лявата част на документа след съдържателната формула или след описанието на действието (Нареждам, Обявявам и т.н.).
4. Описанието на приложенията се разполага в левия долен край на документа и се подравнява с отстъпа за нов ред.
5. Името, длъжността и подписът на адресанта се разполагат в долния край на документа и се подравняват с името на адресата.
6. Имената на съгласувалите и на изготвилите документа се отбелязват само на втория екземпляр и се разполагат в долния ляв край на документа, след подписа на адресанта.
ІІ. Оформяне на текста на документа

1. Текстът на документа се подравнява двустранно (Justified).

2. Между отделните думи се използва само един интервал (за проверка: Show/Hide (бутонът ¶) от менюто).

3. Текстът се структурира на отделни параграфи чрез нов ред (чрез клавиша Enter или чрез Format → Paragraph → Special → First line). Всеки нов параграф започва с отстояние надясно.
4. При изброяване се използват цифри, букви, булети. Те се разполагат с отстъп надясно, като разположението им е еднакво за целия текст.
5. Ако се използват графики, таблици, фигури и др., всички се оформят в еднакъв формат.

III. Шрифт

1. Целият текст на документа се оформя с един и същ шрифт.

2. БЛОКШРИФТ и болд (Bold) се използват при изписване на името на адресата, на съдържателната формула, на обръщението.

3. Болд (Bold) се използва за оформяне на частта за приложенията.

4. Името на адресанта се изписва с главни букви в болд (Bold), а длъжността на нов ред под името – само с първа главна буква и в курсив (Italic).

5. Болд (Bold) и/или курсив (Italic) се използват и при по-важни думи, изрази или части от текста.

6. Курсив (Italic) се използва за текста при съдържателната формула, при отбелязване на източници на информация или при допълнителни обяснения при таблици, графики и пр.
7. Препинателният знак след дадена дума се оформя в същия стил, както думата – Bold, Italic, Underlined и др. Пример: За да бъде издадена заповед, трябва да нареди директорът; Присъстват: Петър Петров и Иван Иванов.

8. Латинска азбука може да бъде използвана при обозначаване на валути (напр. USD или US$, EUR или €). Обозначаването на валута (валути) трябва да бъде еднакво в целия документ.

IV. Често срещани граматични и пунктуационни грешки. Текстът на документа се оформя съгласно съвременната българска книжовноезикова норма.

1. Специално внимание трябва да се обръща на правилата за слято, полуслято и разделно писане на сложни думи и изрази:  – министър-председател (мин.-председател) – заместник министър-председател (зам. мин.-председател) – заместник-министър (зам.-министър) – заместник-директор (зам.-директор) – заместник-началник (зам.-началник) – областен управител (обл. управител) – заместник областен управител (зам. обл. управител) – заместник-кмет (зам.-кмет) – началник-управление – заместник началник-управление (зам. началник-управление) Думи, в състава на които влизат части от съществителни имена, между които има отношение на подчинение (първата пояснява втората), се приемат за сложни думи и се пишат полуслято (с малко тире): заместник-министър, заместник-кмет, министър-председател, помощник-директор. При употребата на малко тире (дефис) при правописното оформяне на сложните думи не се поставят интервали.
Не са сложни думи изрази като областен управител, главен редактор и пр. Ако се налага още едно пояснение към такъв тип изрази, тези изрази не променят статута си, т.е. добавеното пояснение се пише разделно: заместник областен управител, заместник главен редактор.  Когато се добавя пояснение към сложна дума, която се изписва полуслято (министър-председател, началник-управление), това пояснение също се пише разделно поради струпването на три съставни части: заместник министър-председател, заместник началник-управление.
2. Не се поставя интервал преди точка, двоеточие, многоточие, въпросителен знак, удивителен знак, запетая, точка и запетая, дясна кръгла, квадратна или ъглеста скоба, затварящи кавички.
3. Не се поставя интервал след лява кръгла, квадратна или ъглеста скоба, отварящи кавички.
4. Поставя се интервал след точка, двоеточие, многоточие, въпросителен знак, удивителен знак, запетая, точка и запетая, дясна кръгла, квадратна или ъглеста скоба, затварящи кавички.
5. Малкото тире (дефис) се използва при правописното оформяне на сложни думи. При употребата му не се поставят интервали. Примери: най-голям, заместник-министър.
6. При използване на дълго тире се поставя по един интервал преди и след него. Пример: София – столицата на България.
Заб.: Специално внимание трябва да се обърне на разликата между малкото тире (дефис, -) и дългото тире (–).
В повечето компютърни програми изписването на дълго тире се постига по следния начин:
– Написва се думата      София – Поставя се интервал след думата    София· – Добавя се малко тире (на клавиатурата няма дълго) София·- – Слага се втори интервал след тирето   София·-· – Досега тирето е малко. Написва се следваща дума София·- ·ххх – Слага се интервал след думата    София·–·ххх· – Едва сега малкото тире визуално се превръща в дълго тире. Цялото това неудобство се дължи на „недостатък” на компютъра, приет заради опростяване на клавиатурата… ☺
7. Когато се използва точка при изреждане, номериране, обозначаване на дати, при указване на поредност и т.н., интервал се поставя след последната точка. Примери: 10.12.2007·г.; 1.2.1.·Географски означения.
8. При изписването на числа се спазват следните правила за графично оформление: – Като десетичен знак се използва точка (както е на някои чужди езици) или запетая (както обикновено е в България), като важното е възприетият принцип да се спазва в целия документ. Пример: 127.50 лв. или 127,50 лв.
– При обозначаване на хиляди се използва интервал. Пример: 34 560 души. Като алтернатива може за разделителен знак да се използва и запетая. Пример: 34,560 души. Тази практика е утвърдена най-вече в английските текстове.
9. Не се поставя интервал преди знаците за градус, за процент или индекс и след знаците за номер (№) и за параграф (§). Примери: 25º, 25%, 251‰, Иванов, CO, №2, §2.  10. Поставя се интервал след юридически съкращения като чл., ал., т. и др.
Примери: чл. 1, ал. 2, ал. (3), т. 4.
11. При обозначаване на дати и периоди се използва дълго тире. Примери: януари – март 2006 г.; 5 – 6 февруари 2007 г.
12. Кавичките се използват в целия текст еднотипно. Примери: Книгата се казва „Отнесени от вихъра”; или Книгата се казва «Отнесени от вихъра». В повечето компютърни текстообработващи програми графичното изображение на кавичките е зависимо от избрания шрифт.
13. При абревиатури не се използват кавички. Примери: Дирекция „Финансовостопански
дейности”, но Дирекция ФСД.
14. Скобите се използват в целия текст еднотипно. Препоръчително е да се използват кръгли скоби: (Иванов). Знакът / не е скоба. Той означава деление или дроб: 2/3 от служителите, или има друго значение (най-често замества думата „или”): роден/а…, Пътуващите до Германия/Франция да представят…
15. В края на изречението не се допуска струпване на еднакви знаци (скоби, кавички, точка): запазва се последната затваряща скоба, последните затварящи кавички, последната точка. Примери:  – …(освен жителите на градовете (София и Варна)… – има само една последна затваряща скоба. – Петров каза: „Не съм чел романа „Под игото”… – има само едни последни затварящи кавички.

Приложения:

Приложение  1. Бланки на документи
1а. Заповед

1б. Заповед за командироване

1в. Писмо

1г. Отговор на писмо

1д. Докладна записка

1е. Становище

1ж. Доклад

Р Е П У Б Л И К А   Б Ъ Л Г А Р И Я
Приложение 1а
МИНИСТЕРСТВО НА ДЪРЖАВНАТА АДМИНИСТРАЦИЯ И АДМИНИСТРАТИВНАТА РЕФОРМА

З А П О В Е Д №____________
София, _______________ г.
На основание чл. 42, ал. 5 от Закона за администрацията, чл. 84, ал. 1 и ал. 2 от
Закона за държавния служител и чл. 7 от Устройствения правилник на Министерството на държавната администрация и административната реформа (приет с Постановление №215 на Министерския съвет от 12.10.2005 г.)
В Ъ З Л А Г А М:
На Ангели
на Събева – директор на дирекция „Организационно развитие на
административните структури”, да изпълнява функциите и на главен секретар на Министерството на държавната администрация и административната реформа за времето от 29 до 31 януари 2007 г. включително.
ЙОРДАН ДИНЕВ
Министър на държавната администрация  и административната реформа   Съгласувал: Велислава Горанова Началник на отдел „Правен”  Изготвил: Антония Димитрова Младши експерт в дирекция ФСДУС

Р  Е  П У Б  Л И К А   Б  Ъ Л Г  А Р  И Я
М И Н И С Т Е Р С Т В О   Н А   Т Р У Д А И   С О Ц И А Л Н А Т А   П О Л И Т И К А

З А П О В Е Д
№……………………….. София, ……………………… г.
Приложение 1б
На основание чл. 5, ал. 1 и чл. 6, ал. 1, т. 1, ал. 2, т. 1 от Наредбата за служебните
командировки и специализации в чужбина и на основание и чл. 15 от Устройствения правилник на Министерството на труда и социалната политика
К О М А Н Д И Р О В А М:
Във Финландия, гр. Хелзинки, за периода 24 – 29 септември 2006 г. с право на
пътни, дневни, квартирни пари и застрахователни такси: 1. Даниел Мусаков, заместник-министър 2. Димитрина Новакова, директор на дирекция „Политика на пазара на труда” 3. Лилия Вангелова, началник на отдел в дирекция „Политика на пазара на труда” Задача: Участие в двустранна среща във Финландия в рамките на проекта „Европейски политики в областта на пазара на труда”.  Цел: Обмяна на опит за прилагането на добри практики в областта на пазара на труда.
Пътуването да се извърши със самолет. Разходите по командировката за пътни, вътрешен транспорт, квартирни пари и медицински застраховки са за сметка на проекта „Състояние на българските политики на пазара на труда” на Министерството на труда и социалната политика.
В срок до 5 дни след завръщането си командированите лица да представят отчетен доклад за извършената работа.
Копие от настоящата заповед да бъде връченo на командированите лица, дирекция „Финансово-стопански дейности” и дирекция „Връзки с обществеността и протокол” за сведение и изпълнение.

КОНСТАНТИН ВИДЕЛОВ Министър на труда и социалната политика

Р Е П У Б Л И К А   Б Ъ Л Г А Р И Я
Приложение 1в
МИНИСТЕРСТВО НА ДЪРЖАВНАТА АДМИНИСТРАЦИЯ И АДМИНИСТРАТИВНАТА РЕФОРМА
Изх. №……………………. …………………………………
ДО
МИНИСТРИТЕ ОБЛАСТНИТЕ УПРАВИТЕЛИ ДИРЕКТОРИТЕ НА ДЪРЖАВНИ  И ИЗПЪЛНИТЕЛНИ АГЕНЦИИ
УВАЖАЕМИ ГОСПОЖИ И ГОСПОДА,
Във връзка със сигналите за пропуски и слабости при провеждането на
конкурси, които се получават в Дружеството за защита на авторски права „ИЗА-АРТ”, предоставям на Вашето внимание препоръките на Съюза на българските художници, Националната асоциация за дизайн и реклама, Създателите на видеопродукция, Сдружение „Анимация” към СБФД, Асоциацията на рекламните фотографи, Националния съвет по дизайн, Националната художествена академия и Националния център за дизайн.
Моля за Вашето съдействие препоръките да станат достояние на подчинените Ви структури.
Приложение: съгласно текста.

С уважение,
ВАСИЛ ДИМИТРОВ Министър на държавната администрация  и административната реформа

Р Е П У Б Л И К А   Б Ъ Л Г А Р И Я
МИНИСТЕРСТВО НА ДЪРЖАВНАТА АДМИНИСТРАЦИЯ И АДМИНИСТРАТИВНАТА РЕФОРМА
Изх. №………………
ДО………………………….
Г-Н ПЕТЪР ВЕЛКОВ МИНИСТЪР НА ОКОЛНАТА СРЕДА И ВОДИТЕ
КОПИЕ ДО:  Г-ЖА НЕВЕНА ПЕТРОВА И.Д. ДИРЕКТОР НА ДИРЕКЦИЯ КВЕСМФИ КЪМ МИНИСТЕРСКИЯ СЪВЕТ
УВАЖАЕМИ ГОСПОДИН ВЕЛКОВ,
Приложение 1г
В отговор на Вашето писмо с Изх. №92-758/23.07.2007 г. Ви предоставям необходимата Ви информация, а именно:
1. Превод на предоставените от Вас документи на френски и на немски език. 2. Транслитерация на латиница на имената на населените места и географските обекти на територията на област Русе. Приложение: съгласно текста.
С уважение,
ВАЛЕНТИН ВАЛЕНТИНОВ Министър на държавната администрация  и административната реформа
Изготвил: Явора Симеонова, мл. експерт в дирекция ВОП

Р Е П У Б Л И К А   Б Ъ Л Г А Р И Я
Приложение 1д
МИНИСТЕРСТВО НА ДЪРЖАВНАТА АДМИНИСТРАЦИЯ И АДМИНИСТРАТИВНАТА РЕФОРМА
Изх. №……….. ………………
ДО Г-ЖА РАДОСТИНА ДОВЛАТОВА ЗА ГЛАВЕН СЕКРЕТАР

ДОКЛАДНА ЗАПИСКА От Васил Банков
Директор на дирекция „Връзки с обществеността и протокол”
Относно: Осигуряване на достъп до сградата на МДААР в неработни дни
УВАЖАЕМА ГОСПОЖО ДОВЛАТОВА,
Моля да разрешите достъпа до сградата на министерството на ул. „Аксаков” 1 на Наделина Димитрова – мл. специалист в дирекция „Връзки с обществеността и протокол”, през неработните 10 и 11 юни 2006 г.
Предварително благодаря!   С уважение,  ВАСИЛ БАНКОВ Директор на дирекция „Връзки с обществеността и протокол”

Изготвил: Наделина Димитрова, мл. специалист в дирекция ВОП

Р Е П У Б Л И К А   Б Ъ Л Г А Р И Я МИНИСТЕРСТВО НА ДЪРЖАВНАТА АДМИНИСТРАЦИЯ И
АДМИНИСТРАТИВНАТА РЕФОРМА
ДО Г-Н ДИМИТЪР ПЕТКОВ ГЛАВЕН СЕКРЕТАР НА МИНИСТЕРСТВОТО НА ДЪРЖАВНАТА АДМИНИСТРАЦИЯ И  АДМИНИСТРАТИВНАТА РЕФОРМА

С Т А Н О В И Щ Е От Искра Борисова
Директор на дирекция „Управление на човешките ресурси”  Относно: ………………..(кратко описание на съдържанието)………………………………   УВАЖАЕМИ ГОСПОДИН ПЕТКОВ,
Приложение 1е
…………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………….

С уважение,

ИСКРА БОРИСОВА

Директор на дирекция „Управление на човешките ресурси”

Р  Е  П У Б  Л И К А   Б  Ъ Л Г  А Р  И Я МИНИСТЕРСТВО НА ДЪРЖАВНАТА АДМИНИСТРАЦИЯ И
АДМИНИСТРАТИВНАТА РЕФОРМА
ОДОБРЯВАМ:
Г-ЖА АНЕЛИЯ ПЕТРОВА ДИРЕКТОР НА ДИРЕКЦИЯ  „ФИНАНСОВИ ДЕЙНОСТИ”

Д О К Л А Д
От Красимира Борисова Младши експерт в дирекция „Финансови дейности”
Относно: ………………..(кратко описание на съдържанието)………………………………   УВАЖАЕМА ГОСПОЖО ПЕТРОВА,
Приложение 1ж
…………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………….…….………
…………………………………………………………………………….…….………………
…………………………………………………………………………….

С уважение,   КРАСИМИРА БОРИСОВА

Младши експерт в дирекция „Финансови дейности”

Вашият коментар